Taken (bestuur) Plus

Onder Taken in de Backstage maakt en volgt het bestuur to-do's op — wie doet wat, en hoeveel mensen er nog nodig zijn. Leden zien en nemen open taken zelf op via hun eigen Mijn taken-pagina, zodat het bestuur niet iedereen apart moet aanspreken.

Algemene taken versus evenemententaken

Elke taak is één van beide types:

• Algemeen — een doorlopende rol of verantwoordelijkheid die niet aan één datum gebonden is. Voorbeelden: voorzitter, secretaris, penningmeester, bibliothecaris.
• Evenement — een eenmalig klusje voor een specifieke gelegenheid. Voorbeelden: bardienst op het zomerfeest, checkout na een concert, podium opbouwen, programma's uitdelen.

Algemene taken staan altijd bovenaan — zowel op dit overzicht als op de eigen Mijn taken-pagina van een lid — aangezien ze niet aan een datum gebonden zijn en onbeperkt relevant blijven.

Een taak opzetten

Klik op Nieuwe taak en vul in:

• Type — Algemeen of Evenement (zie hierboven). Bij Evenement verschijnt een extra sectie voor de evenementgegevens.
• Aantal personen nodig — hoeveel leden deze taak moeten invullen voor ze volzet is. Een taak met 3 plaatsen blijft open tot 3 mensen ze hebben opgenomen (of het bestuur ze vooraf heeft toegewezen — zie "Nu toegewezen" hieronder).
• Naam & omschrijving — waar de taak precies om draait.
• Evenementgegevens (enkel evenemententaken) — kies een bestaand evenement uit de lijst, of typ zelf een naam als het er niet tussen staat. Datum en tijdstip zijn beide optioneel.

Wie ze mag opnemen

Vink onder Leden die dit mogen opnemen aan wie in aanmerking komt — gebruik de snelkoppelingen Iedereen / Niets, of klik op een bandnaam om meteen enkel de leden van die band te selecteren. Laat iedereen aangevinkt leeg om de taak open te stellen voor je volledige ledenbestand.

Nu toegewezen

Weet je al wie het gaat doen? Vink hun namen rechtstreeks aan onder Nu toegewezen — dit vult plaatsen onmiddellijk in, net alsof die leden de taak zelf hadden opgenomen via hun eigen Mijn taken-pagina. De teller naast de titel toont hoeveel je hebt toegewezen tegenover het totaal benodigde; je kan nooit meer mensen toewijzen dan dat aantal.

Sjablonen

Dezelfde taak telkens opnieuw instellen voor elk evenement — bardienst, bijvoorbeeld — zonder ze steeds te hertypen: vink Bewaar dit ook als herbruikbaar sjabloon aan en geef het een naam bij het aanmaken of bewerken van een taak. Klik de volgende keer op Laad sjabloon (bovenaan de kaart "Als sjabloon opslaan") om een nieuwe taak er meteen mee vooraf in te vullen, en pas dan enkel de evenementgegevens aan. Een sjabloon verwijderen heeft geen invloed op taken die er al mee zijn aangemaakt.

Herinneringen

Op het takenoverzicht heeft elke evenementgroep van taken een knop Geschikte leden verwittigen. Die stuurt een mail naar elk lid dat in aanmerking komt voor minstens één nog open taak in die evenementgroep en er nog geen heeft opgenomen, met een link naar hun Mijn taken-pagina — een handig duwtje als een evenement nadert en er nog plaatsen open staan.

Wanneer een taak verdwijnt

Een taak verdwijnt uit "open" zodra elke plaats ingevuld is — maar wordt niet verwijderd, en leden die al een plaats opnamen blijven ze zien op hun eigen Mijn taken-pagina. Niets verdwijnt automatisch op basis van de datum; verwijder taken zelf uit het overzicht zodra een evenement voorbij is en ze niet langer relevant zijn.

Waar leden het zien

Elk lid dat in aanmerking komt ziet open taken — en de taken die het al heeft opgenomen — op zijn eigen Mijn taken-pagina, plus een samenvattend widget op zijn dashboard. Van daaruit kan het lid zelf een open plaats innemen, of zich terugtrekken uit een taak die het opnam (elke vrijgekomen plaats komt meteen weer beschikbaar voor andere leden die in aanmerking komen).