Sous Tâches dans le Backstage, le comité crée et suit des tâches — qui fait quoi, et combien de personnes sont encore nécessaires. Les membres voient et prennent eux-mêmes les tâches ouvertes depuis leur propre page Mes tâches, ce qui évite au comité de devoir relancer tout le monde individuellement.
Chaque tâche est de l'un de ces deux types :
Les tâches générales sont toujours triées avant les tâches liées à un événement — aussi bien sur cet aperçu que sur la propre page Mes tâches d'un membre — puisqu'elles ne dépendent d'aucune date et restent pertinentes en permanence.
Cliquez sur Nouvelle tâche et complétez :
Sous Membres autorisés à prendre cette tâche, cochez qui est éligible — utilisez les raccourcis Tout le monde / Aucun, ou cliquez sur le nom d'un groupe pour sélectionner instantanément uniquement ses membres. Laissez tout le monde décoché pour ouvrir la tâche à l'ensemble de vos membres.
Vous savez déjà qui va s'en charger ? Cochez directement leurs noms sous Actuellement assigné — cela remplit immédiatement des places, exactement comme si ces membres avaient pris la tâche eux-mêmes depuis leur propre page Mes tâches. Le compteur à côté du titre indique combien vous en avez assigné par rapport au total requis ; vous ne pouvez jamais assigner plus de personnes que ce nombre.
Vous répétez la même tâche pour chaque événement — tenir le bar, par exemple — sans devoir la retaper à chaque fois : cochez Enregistrer aussi ceci comme modèle réutilisable et donnez-lui un nom lors de la création ou de la modification d'une tâche. La prochaine fois, cliquez sur Charger un modèle (en haut de la carte "Enregistrer comme modèle") pour préremplir instantanément une nouvelle tâche à partir de celui-ci, puis ajustez simplement les détails de l'événement. Supprimer un modèle n'affecte jamais les tâches déjà créées à partir de celui-ci.
Sur l'aperçu des tâches, chaque groupe de tâches lié à un événement dispose d'un bouton Prévenir les membres éligibles. Il envoie un e-mail à chaque membre éligible pour au moins une tâche encore ouverte dans ce groupe et qui n'en a pas encore pris une, avec un lien vers sa page Mes tâches — un petit rappel utile quand un événement approche et que des places restent à pourvoir.
Une tâche cesse d'apparaître comme "ouverte" dès que toutes les places sont occupées — mais elle n'est pas supprimée, et les membres qui ont déjà pris une place continuent de la voir sur leur propre page Mes tâches. Rien ne disparaît automatiquement en fonction de la date ; une fois qu'un événement est passé et que ses tâches ne sont plus pertinentes, supprimez-les vous-même depuis l'aperçu des tâches.
Chaque membre éligible voit les tâches ouvertes — ainsi que celles qu'il a déjà prises — sur sa propre page Mes tâches, ainsi qu'un widget récapitulatif sur son tableau de bord. Depuis l'un ou l'autre endroit, il peut prendre lui-même une place ouverte, ou se retirer d'une tâche qu'il avait prise (toute place libérée redevient immédiatement disponible pour d'autres membres éligibles).