Sponsoring in de Backstage draait rond seizoenen. Een seizoen is de periode waarin sponsors betalen voor voordelen — meestal een jaar, maar het hoeft niet met het kalenderjaar samen te vallen, en als je helemaal niet in periodes wil opdelen, maak je gewoon één seizoen aan en laat je dat voor altijd lopen.
Het concept
Alles rond sponsoring draait om één idee: er is altijd maar één seizoen actief. Een seizoen activeren deactiveert automatisch het seizoen dat er voordien actief was — er bestaat geen toestand met "twee seizoenen tegelijk lopend" waar je in de war van kan raken. Binnen een seizoen bepaal je één of meerdere sponsortypes (bv. Goud/Zilver/Brons, of wat je band ook verkiest) — elk met een eigen prijs, munteenheid en voordelen (een vrije tekst, of het type's logo's op je publieke website getoond worden, en, op het Ultra-pakket, een aantal gratis concerttickets per evenement). Sponsors zelf horen bij precies één seizoen en één type daarbinnen.
Elk seizoen heeft drie mailteksten: een uitnodigingsmail (eenmalig verzonden, legt de types en de betaalwijze uit), een herinneringsmail (enkel verzonden naar sponsors die uitgenodigd zijn maar nog niet betaald hebben), en een bedankmail (automatisch verzonden zodra een sponsor als betaald wordt aangevinkt). Je schrijft alle drie zelf, in je eigen woorden — er staat niets vooraf ingevuld behalve een klein startvoorbeeld.
Enkel de sponsoringsectie van je publieke website toont sponsors van het actieve seizoen, gegroepeerd per type. Vorige seizoenen blijven volledig bewaard in de Backstage (voor je eigen administratie en de Excel-export), maar verdwijnen van de publieke site zodra een nieuwer seizoen geactiveerd wordt.
Stap voor stap: een nieuw seizoen opzetten
- Maak het seizoen aan. Klik op de Sponsors-pagina (Bestuursbeheer) op "Nieuw seizoen", geef het een naam (bv. "2026-2027") en eventueel start-/einddatum — dit is louter informatief en activeert of deactiveert niets automatisch.
- Hergebruik de opzet van vorig seizoen, als je die hebt. Als er een vorig seizoen bestaat, wordt gevraagd of je de instellingen wil kopiëren (types, prijzen, mailteksten, QR/IBAN) en, apart, of je ook de bestaande sponsors wil kopiëren — handig als dezelfde bedrijven je elk jaar sponsoren en je liever een lijst bewerkt dan van nul begint.
- Overloop de sponsortypes. Een nieuw seizoen start met drie standaardtypes — Goud (€250, 2 gratis tickets/evenement), Zilver (€150, 1 gratis ticket/evenement) en Brons (€50) — pas namen, prijzen, munteenheden en voordelentekst aan naar wat je band echt aanbiedt, voeg extra types toe, of verwijder wat je niet nodig hebt.
- Stel betaling in, als je de QR-code wil. Vink "Een QR-code voor automatische betaling toevoegen aan mails" aan en vul je IBAN en naam van de rekeninghouder in — elke uitnodigings-/herinneringsmail bevat dan een QR-code die elke bankapp kan scannen om een overschrijving met het juiste bedrag en referentie voor te bereiden. Dit is een standaard overschrijvings-QR, geen live betaalplatform — de bank van de sponsor moet de overschrijving nog altijd zelf bevestigen, net als wanneer ze het manueel zouden intypen, dit bespaart hen enkel het typewerk.
- Schrijf je drie mailteksten. De uitnodigingsmail is de belangrijkste — leg je sponsortypes en hun voordelen uit, en hoe ze kunnen betalen (de QR-code als je die aanzette, cash aan een bestuurslid, of een overschrijving naar je rekening). De herinnerings- en bedankmail mogen veel korter.
- Voeg je sponsors toe. Voor elke sponsor: naam, type, logo (rechtstreeks uploaden, max 1 MB — of kiezen uit je mediabibliotheek als je Moziviobeheerder- of speciale-rol-toegang hebt), en contactgegevens (minstens een e-mailadres, als je ze wil mailen).
- Activeer het seizoen zodra je tevreden bent — hierdoor beginnen de logo's van de sponsors op je publieke website te verschijnen en kan je mails versturen.
- Verstuur de uitnodigingsmail — één klik verstuurt hem naar elke sponsor van het seizoen met een gekend e-mailadres. "Herinnering versturen" wordt pas klikbaar zodra minstens één uitnodiging effectief verzonden is, en bereikt enkel sponsors die nog niet betaald hebben.
- Vink sponsors af als betaald naarmate betalingen binnenkomen — via QR-code, cash, of een overschrijving die je op je rekeninguittreksel ziet. Zodra je "Heeft betaald" aanvinkt (en aangeeft hoe), wordt de bedankmail automatisch verstuurd.
Voorbeelden
Een kleine band die helemaal niet aan seizoenen wil denken: maak één seizoen "Sponsors" zonder einddatum, drie types, en raak het daarna nooit meer aan — voeg gewoon sponsors toe/verwijder ze naargelang ze komen en gaan, en verstuur de uitnodigingsmail opnieuw telkens je een nieuwe sponsor binnenhaalt.
Een band met een echte jaarlijkse sponsoractie: maak elke zomer een nieuw seizoen aan, genoemd naar het komende concertjaar, kopieer de instellingen van vorig jaar (zodat mailteksten en prijzen niet opnieuw getypt moeten worden) en kopieer ook de sponsors van vorig jaar (de meeste vernieuwen), pas dan enkel namen/logo's/bedragen aan voor wie veranderd is en verwijder wie niet vernieuwde.
Een sponsor die zijn logo halverwege het seizoen moet bijwerken: elke uitnodigings-/herinneringsmail bevat een privélink waarmee de sponsor zelf een nieuw logo kan uploaden (max 1 MB) — geen Backstage-login nodig aan hun kant, en de link werkt enkel voor die ene sponsor.
Tips
- Een seizoen verwijderen is definitief — het verwijdert het seizoen, zijn sponsors en hun geüploade logo's, en vraagt je eerst de exacte naam van het seizoen te typen als veiligheidscheck. Exporteer eerst naar Excel als je een archief wil bijhouden.
- De Excel-export omvat elk seizoen dat je ooit had, één tabblad per seizoen — handig voor je eigen boekhouding of om aan je penningmeester te bezorgen, al bevat het enkel data (geen mailteksten of instellingen).
- Een bestuursbeheerder zonder Moziviobeheerder- of speciale-rol-toegang kan nog altijd rechtstreeks een logobestand voor een sponsor uploaden — enkel kiezen uit de gedeelde mediabibliotheek kan niet. Dat is bewust zo: sponsorlogo's komen vaak genoeg voor in het dagelijkse bestuurswerk zonder de hele mediabibliotheek voor elke bestuursbeheerder open te zetten.
- Gratis tickets per evenement (als voordeel bij een type) verschijnt enkel op het Ultra-pakket — op Start/Plus kan je hetzelfde idee nog steeds beschrijven in het vrije tekstveld "voordelen" van een type, het wordt enkel nergens als gestructureerd getal bijgehouden.
