Le sponsoring dans le Backstage est organisé autour de saisons. Une saison est la période pendant laquelle les sponsors paient pour des avantages — généralement un an, mais elle ne doit pas nécessairement correspondre à l'année civile, et si vous ne voulez pas du tout découper en périodes, vous pouvez simplement créer une seule saison et la laisser tourner indéfiniment.
Le concept
Tout, dans le sponsoring, repose sur une idée : une seule saison est active à la fois. Activer une saison désactive automatiquement celle qui était active auparavant — il n'existe pas d'état où « deux saisons tournent en parallèle » qui pourrait prêter à confusion. Au sein d'une saison, vous définissez un ou plusieurs types de sponsors (par ex. Or/Argent/Bronze, ou ce que votre groupe préfère) — chacun avec son propre prix, sa devise et ses avantages (un texte libre décrivant les avantages, si les logos de ce type sont affichés sur votre site public, et, avec la formule Ultra, un nombre de billets de concert gratuits par événement). Chaque sponsor appartient à exactement une saison et un type au sein de celle-ci.
Trois modèles d'e-mail sont associés à chaque saison : un e-mail d'invitation (envoyé une fois, expliquant les types et la façon de payer), un e-mail de rappel (envoyé uniquement aux sponsors invités qui n'ont pas encore payé), et un e-mail de remerciement (envoyé automatiquement dès qu'un sponsor est marqué comme payé). Vous rédigez les trois vous-même, avec vos propres mots — rien n'est pré-rédigé à part un petit exemple de départ.
Seule la section sponsors de votre site public affiche les sponsors de la saison actuellement active, regroupés par type. Les saisons passées restent entièrement conservées dans le Backstage (pour vos propres archives et pour l'export Excel) mais disparaissent de la vue publique dès qu'une saison plus récente est activée.
Étape par étape : mettre en place une nouvelle saison
- Créez la saison. Sur la page Sponsors (Gestion du comité), cliquez sur « Nouvelle saison », donnez-lui un nom (par ex. « 2026-2027 ») et, éventuellement, des dates de début/fin — celles-ci sont purement informatives et n'activent ni ne désactivent rien automatiquement.
- Réutilisez la configuration de la saison précédente, si vous en avez une. S'il existe une saison précédente, on vous demandera si vous voulez copier ses paramètres (types, prix, textes des e-mails, QR/IBAN) et, séparément, si vous voulez aussi copier ses sponsors — pratique si les mêmes entreprises vous sponsorisent chaque année et que vous préférez modifier une liste plutôt que de repartir de zéro.
- Vérifiez les types de sponsors. Une nouvelle saison démarre avec trois types de base — Or (250€, 2 billets gratuits/événement), Argent (150€, 1 billet gratuit/événement) et Bronze (50€) — modifiez leurs noms, prix, devises et texte d'avantages pour correspondre à ce que votre groupe propose réellement, ajoutez d'autres types, ou supprimez ceux dont vous n'avez pas besoin.
- Configurez le paiement, si vous voulez le code QR. Cochez « Ajouter un code QR de paiement automatique aux e-mails » et renseignez votre IBAN et le nom du titulaire du compte — chaque e-mail d'invitation/rappel inclut alors un code QR que n'importe quelle appli bancaire peut scanner pour pré-remplir un virement avec le bon montant et la bonne référence. C'est un code QR de virement bancaire standard, pas une passerelle de paiement en direct — la banque du sponsor doit toujours confirmer le virement elle-même, comme s'il l'avait saisi à la main ; cela lui évite simplement la saisie.
- Rédigez vos trois textes d'e-mail. L'e-mail d'invitation est le plus important — expliquez vos types de sponsors et leurs avantages, et comment payer (le code QR si vous l'avez activé, en espèces à un membre du comité, ou par virement sur votre compte). Les e-mails de rappel et de remerciement peuvent être bien plus courts.
- Ajoutez vos sponsors. Pour chacun : nom, type, logo (téléversement direct, max 1 Mo — ou choix dans votre bibliothèque de médias si vous avez un accès gestionnaire Mozivio ou un rôle spécial le permettant), et coordonnées (au minimum une adresse e-mail, si vous voulez les contacter par mail).
- Activez la saison une fois que vous en êtes satisfait — c'est ce qui fait apparaître les logos des sponsors sur votre site public et permet l'envoi des e-mails.
- Envoyez l'e-mail d'invitation — un clic l'envoie à chaque sponsor de la saison disposant d'une adresse e-mail enregistrée. « Envoyer un rappel » ne devient cliquable qu'une fois qu'au moins une invitation a réellement été envoyée, et ne touche que les sponsors encore impayés.
- Marquez les sponsors comme payés au fur et à mesure des paiements — que ce soit via le code QR, en espèces, ou par un virement que vous voyez sur votre relevé bancaire. Dès que vous cochez « A payé » (et indiquez comment), l'e-mail de remerciement part automatiquement.
Exemples
Un petit groupe qui ne veut pas du tout penser en saisons : créez une seule saison « Sponsors » sans date de fin, trois types, et n'y touchez plus jamais — ajoutez/retirez simplement des sponsors au fil du temps, et renvoyez l'e-mail d'invitation chaque fois que vous en recrutez un nouveau.
Un groupe qui organise une véritable campagne de sponsoring annuelle : chaque été, créez une nouvelle saison nommée d'après l'année de concert à venir, copiez les paramètres de l'année précédente (pour ne pas avoir à retaper les textes d'e-mail et les tarifs) et copiez aussi les sponsors de l'année précédente (la plupart renouvellent), puis mettez simplement à jour noms/logos/montants pour ceux qui ont changé et retirez ceux qui n'ont pas renouvelé.
Un sponsor dont le logo doit être mis à jour en cours de saison : chaque e-mail d'invitation/rappel contient un lien privé que le sponsor peut utiliser lui-même pour téléverser un nouveau logo (max 1 Mo) — aucune connexion au Backstage n'est nécessaire de son côté, et le lien ne fonctionne que pour ce sponsor précis.
Astuces
- Supprimer une saison est définitif — cela supprime la saison, ses sponsors et leurs logos téléversés, et vous demande d'abord de taper le nom exact de la saison comme vérification de sécurité. Exportez d'abord vers Excel si vous voulez en garder une trace.
- L'export Excel couvre toutes les saisons que vous avez jamais eues, un onglet par saison — pratique pour votre propre comptabilité ou à remettre à votre trésorier, même s'il ne contient que les données (pas les textes d'e-mail ni les paramètres).
- Un gestionnaire du comité sans accès gestionnaire Mozivio ni rôle spécial peut quand même téléverser directement le fichier logo d'un sponsor — il ne peut simplement pas en choisir un dans la bibliothèque de médias partagée. C'est voulu : les logos de sponsors reviennent assez souvent dans le travail quotidien du comité pour ne pas devoir ouvrir toute la bibliothèque de médias à chaque gestionnaire du comité.
- Les billets gratuits par événement (en tant qu'avantage d'un type) n'apparaissent que sur la formule Ultra — sur Start/Plus, vous pouvez toujours décrire la même idée dans le champ de texte libre « avantages » d'un type, elle n'est simplement pas encore suivie nulle part sous forme de nombre structuré.
